Le problème est rarement l’outil : étude de cas

Le problème n’était pas seulement l’outil. Le problème, c’était de savoir où était la bonne information.

J’ai récemment travaillé sur le cas d’une organisation d’une vingtaine de personnes confrontée à un problème assez classique : son activité s’était développée. Mais son organisation documentaire n’avait pas suivi.

Plusieurs personnes intervenaient successivement sur les mêmes documents. L’une attribuait le travail. Une autre rédigeait. Une troisième relisait, commentait et validait.

Et une responsable devait être capable de suivre l’ensemble.

Sur le papier, rien de très compliqué. Dans la réalité, les difficultés s’accumulaient :

• plusieurs versions d’un même document ;
• difficulté à savoir laquelle était la bonne ;
• commentaires et corrections à conserver ;
• informations dispersées ;
• besoin de relancer les personnes au bon moment ;
• manque de visibilité sur l’avancement global.

Avec, à la clé, des erreurs suffisamment importantes pour avoir des conséquences sur certains projets.

Commencer par le fonctionnement, pas par l’outil

La première question n’était donc pas : « Quel outil faut-il installer ? »

Mais plutôt : « Comment ce processus doit-il fonctionner pour être simple et fiable ? »

Nous avons commencé par clarifier les rôles :

• Qui attribue ?
• Qui rédige ?
• Qui valide ?
• Que se passe-t-il lorsqu’un document est refusé ?
• Quelle version doit être conservée ?
• Qui doit être informé ?
• Quelles informations chacun doit-il pouvoir consulter ou modifier ?

Une fois cette logique posée, la solution technique devenait beaucoup plus évidente.

La solution : une base collaborative avec Airtable

Une base collaborative a été construite avec Airtable.

Chaque personne dispose désormais d’un environnement adapté à son rôle.

Lorsqu’un travail est attribué, la nouvelle version est créée et la personne concernée est prévenue.

Lorsqu’elle soumet son travail, la responsable reçoit automatiquement une notification.

Si le document est refusé, le commentaire est conservé et une nouvelle version est créée. On garde ainsi la trace des différentes modifications.

S’il est validé, la version de référence est clairement identifiée.

Et la responsable dispose d’un tableau de bord pour suivre l’avancement global.

Automatiser un processus mal défini ne le rend pas meilleur

Ce projet illustre bien ce que j’aime dans le no-code.

Pas la possibilité de créer rapidement une application.

Mais la possibilité de traduire une organisation claire en un outil simple.

Car automatiser un processus mal défini ne le rend pas meilleur.

On automatise simplement… le désordre.

Dans beaucoup de TPE-PME, le problème n’est d’ailleurs pas vraiment Excel, les e-mails ou les outils existants. Ce sont souvent les symptômes.

Derrière, on retrouve des questions beaucoup plus fondamentales :

• Qui fait quoi ?
• Avec quelle information ?
• À quel moment ?
• Qui décide ?
• Comment sait-on que le travail est terminé ?
• Et comment éviter que tout repose sur une seule personne ?

C’est généralement par là que je préfère commencer.

Comprendre le fonctionnement. Simplifier. Clarifier. Puis seulement outiller et automatiser ce qui mérite de l’être.