Vous souhaitez retrouver un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle ? Vous rêvez de pouvoir terminer votre travail plus tôt pour vous rendre à la piscine, ou pratiquer votre piano, ou encore passer du temps avec vos enfants, ou vous retrouver entre amis ? Pourtant, vous êtes débordé.e au travail et ne voyez vraiment pas comment trouver le temps !
Les interruptions dévorent votre temps et votre efficacité.
Le collaborateur qui vient vous voir, juste quelques minutes, pour savoir ce qu’il doit répondre au client ? Le coup de téléphone que vous décrochez ? La minute que vous vous accordez pour voir si votre post a reçu des « like » sur LinkedIn ? Ou cette notification qui vous prévient que vous avez reçu un courriel, alors que vous ne savez pas si celui-ci est urgent ou non ?
On estime qu’un cadre est interrompu en moyenne toutes les 12 minutes dans son travail.
Toutes ces interruptions vous coûtent de précieuses minutes… et pas seulement par le temps qu’elles vous prennent, mais par le temps que vous allez prendre à retrouver votre concentration optimale.
3 secondes d’interruption = 3 minutes de déconcentration
Savez-vous qu’une interruption de 3 secondes vous demandera 3 minutes pour vous concentrer de nouveau sur votre dossier ? Et jusqu’à 20 minutes pour retrouver une concentration optimale.
Donc pour un dossier qui demanderait une heure de travail, si vous êtes interrompu.e 3 secondes 5 fois (c’est-à dire toutes les 12 minutes), vous aurez besoin d’un minimum de 5×3 minutes, c’est-à-dire de 15 minutes pour vous reconcentrer. Et cela en supposant que vous ne regarderez pas ce SMS, ou ne répondrez pas à votre collaborateur ! Sinon la facture « temps » sera bien plus lourde.
Sur une heure de travail, c’est donc ¼ d’heure qui sera perdu… Autrement dit, il vous faudra 15 minutes de plus pour finir votre dossier!
Donc dans une journée de 8 heures, à raison d’interruptions toutes les 12 minutes, vous aurez perdu deux heures en efficacité. Plus d’un quart de votre journée de travail ! Imaginez ce que vous pourriez faire avec ces deux heures ?
3 pistes pour gagner facilement du temps et de l’efficacité
Je suis d’accord avec vous, vous ne pouvez pas éliminer toutes les interruptions, d’autant plus qu’en tant que manager, c’est aussi votre rôle d’être disponible pour vos collaborateurs.
Cependant, ça vaut le coût d’examiner comment vous pourriez les limiter, non ?
Voilà quelques pistes que vous pourriez explorer :
– Réservez-vous des périodes de travail intouchables et prévenez vos collaborateurs que, pendant ces moments, vous ne pouvez pas être interrompu.e. Pendant ces périodes intouchables, coupez toute notification (réseaux sociaux, messagerie, SMS, etc…). Et pour les plus audacieux, laissez votre téléphone dans une autre pièce. Ainsi vous ne serez pas interrompu.e par les appels et vous ne serez pas tenté.e de jeter un petit coup d’œil de temps en temps ;
– Prévoyez quinze minutes d’un temps debout, chaque matin, avec votre équipe afin de résoudre les points bloquants. Chacun.e y exprime ce dont elle/il a besoin pour avancer dans son travail. Pas plus de 15 minutes, où chacun.e se sent écouté.e et entendu.e. Cela permettra de traiter la plupart des sources habituelles d’interruption, pour vous, mais également pour les membres de l’équipe et renforcera également la collaboration ;
– Osez « perdre » du temps pour gagner en efficacité et en créativité. Réservez-vous des moments de pause dans la journée, sans objectif particulier et loin des réseaux sociaux. Ces moments vous permettront de retrouver votre énergie et votre performance. Ils feront également le nid à vos plus belles idées.
J’espère que cet article vous aura été utile et qu’il vous aidera à retrouver une meilleure gestion de votre temps pour plus d’efficacité et ultimement un meilleur équilibre vie pro-vie perso. Pour cela, rien ne remplace le passage à l’action : je vous invite donc à mettre en pratique tout de suite… avant de passer à un nouvel article !