La gestion du temps est souvent un sujet de préoccupation pour le· la chef d’entreprise de TPE/PME.

Si les symptômes d'un manque de contrôle sur ses journées sont souvent les mêmes - stress, sentiment de culpabilité, hypersensibilité, manque de performance,... - les causes, elles, peuvent être très différentes. Pour guérir et garder une bonne "santé temporelle", il est donc important d'identifier cette ou ces causes: de quelle(s) maladie(s) liée(s) au temps souffrez-vous?

Pour vous aider dans votre diagnostic, voici quelques-unes de ces maladies, telles que l'Institut de gestion du temps canadien Gamonnet les a classifiées, et quelques conseils pour vous aider à en guérir!

1. La chronophagie (se faire manger son temps)

Avez-vous l'impression d'être continuellement interrompu.e ? Ces interruptions peuvent être le fait de personnes (clients, collaborateurs, enfants…) ou de « chronophages électroniques », comme les mails, le téléphone, les notifications messengers, etc…

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Les interruptions sont aujourd'hui une source majeure de notre manque d'efficacité dans le travail, notamment en tant que manager ou chef d'entreprise.

Dans un article précédent, j’ai rappelé qu’une interruption de 3 secondes demandait au moins 3 minutes pour vous reconcentrer sur votre dossier. Identifier vos interruptions peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’efficacité. Si vous souhaitez approfondir, c’est par ici : Comment gagner jusqu'à deux heures par jour sur votre temps de travail... ~ Coessia

2. La tempsdinite (inflammation du temps)

Vous êtes une personne organisée. Vous tenez à jour consciencieusement la liste quotidienne de vos tâches et vous bloquez des créneaux spécifiques dans votre agenda. Malgré cela, vous vous sentez constamment débordé.e. Votre liste comprend 8 choses à faire et à la fin de la journée, vous n’en avez accompli que deux ! Le projet qui devait prendre une heure prend deux jours. Résultat, vous n’êtes jamais satisfait.e du travail réalisé et restez crispé.e sur tout ce qui reste à faire.

Si vous vous reconnaissez dans cette description, alors vous souffrez sûrement de tempsdinite (rien à voir avec votre poignet).

Votre problème : 

vous avez des difficultés à évaluer correctement le temps nécessaire à la réalisation des différentes tâches et vous en mettez trop dans un espace de temps réduit ! 

Cela peut être aussi dû au fait que vous surévaluez la capacité de votre cerveau à rester opérationnel sur de longues périodes. Le cerveau a besoin de repos, de changement, de soin, nous avons tendance à l’oublier. Vous pouvez le forcer avec un peu de café et autre stimulant, mais sur le moyen terme, c’est lui qui aura le dernier mot( fatigue chronique, perte de mémoire et de concentration, ennui…). Si votre plan de travail est toujours chamboulé et que vous devez réajuster votre agenda quotidiennement, mieux vaut recourir à des solutions plus pérennes !

La solution :

Commencez par réévaluer votre estimation du temps nécessaire pour effectuer une tâche. Vous pensez que ce rendez-vous va prendre une heure? Alors prévoyez 20% de plus, soit grosso modo 1/4 d'heure. Même si le rendez-vous ne dure qu'une heure, il vous faudra une phase de transition avant de passer à votre prochain rendez-vous. Faites le bilan le soir et identifiez ce qui a pris encore plus de temps et ce qui en a pris moins... soyez raisonnable, gardez-vous des temps de décompression!

En faisant cet exercice sur un mois, vous constaterez que votre capacité à évaluer le temps nécessaire sera plus aiguisée et vos journées plus productives et plus sereines.  

Je vous conseille aussi de préférer une liste de choses à faire hebdomadaire plutôt que quotidienne. Cela vous permettra de donner plus de souplesse à vos journées, et les adapter à votre forme, à celle de votre cerveau, ainsi qu’aux imprévus qui, inévitablement, continueront à bousculer votre agenda. Et vous aurez la joie de constater tout ce que vous avez réussi à réaliser en une semaine plutôt que de vous focaliser sur tout ce que vous n'avez pas réussi à faire dans la journée !

3. L'ouïte (dire "oui" au lieu de refuser)

Les symptômes de cette maladie sont très clairs : vous dites « oui » à une demande extérieure alors que vous savez que vous avez déjà beaucoup de choses à faire. Et cela risque clairement de vous demander de rallonger votre journée de travail au-delà du raisonnable ou du souhaitable. Pourtant les causes sont plus difficiles à identifier.

Si vous souffrez de cette maladie, dire « non » à un collègue ou un ami peut s’avérer vraiment difficile… Seulement voilà, le temps n’est pas extensible, et dans un agenda déjà bien chargé, dire « oui » aux priorités des autres, c’est dire « non » aux vôtres !

L’ouïte est en effet très sournoise et demande souvent une aide extérieure pour identifier et en désamorcer les causes, souvent inconscientes.

En effet elle s’ancre dans l’image même que vous avez de vous et du rôle que vous vous donnez - dans l’entreprise, la famille ou la société - et cela même sans le savoir.

Dire "non", inconsciemment, revient à rejeter la personne que vous pensez être, c'est vous dire "non" à vous-même, à des valeurs cachées, etc. Au contraire, dire"oui" réenforce cette image.

La solution :  

La première étape pour guérir, c’est justement de ramener à la surface de votre conscience les mécanismes qui vous poussent à dire « oui » et de comprendre ce qu’ils nourrissent en vous : un besoin d’être vu.e comme bienveillant.e? Avez-vous peur d’endommager la relation ? Prenez une situation récente où vous avez dit « oui » alors que vous auriez dû dire « non » et imaginez ce qui se serait passer en vous si vous aviez dit « non ». C’est une bonne façon d’identifier ce qui vous inquiète mais également ce que vous gagneriez à dire « non » la prochaine fois.

Une fois cela identifié, testez un « non » dans une situation peu risquée, et refaites l'analyse à partir de cette situation vécue. Vous aurez compris, c'est un processus itératif d'amélioration continue! A vous de jouer !


4. La lifophilie (faire passer les fausses urgences avant tout)

Vous avez l’impression de ne pas avancer dans votre travail parce qu’il y a toujours des imprévus qui se présentent à vous.

C’est une maladie qui est proche de l’ouïte, car vous dites « oui » aux imprévus. La différence, c’est qu’il n’y a pas besoin d’y avoir une demande de la part d’une autre personne. Vous vous portez volontaire, même si vous râlez, sans qu'on est besoin de vous le demander. Ici, on est moins sur une inquiétude liée à la préservation de la relation ou de la place dans l’entreprise, mais plus sur une sensation agréable d’être là quand c’est important, de savoir réagir vite et de maîtriser une situation devenue problématique.

Vous saisissez ces imprévus parce que cela crée en vous un sentiment de puissance. En bref, vous aimez jouer au pompier, celui qui éteint les incendies ! Pourtant d’autres personnes pourraient le faire, et mieux que vous, certainement ! Alors pourquoi ne pas leur laisser faire ? En tant que chef d’entreprise, vous avez sûrement chose plus importante à considérer, non ? Prendre de la hauteur et penser à la nouvelle stratégie de l’entreprise, par exemple ?

La solution :

Si vous souffrez de ces symptômes, rappelez-vous que la plupart des urgences prennent racine dans des sujets importants non traités à temps. D'importants et non urgents, ils sont devenus tout simplement urgents! Ou ils ont engendrés des problèmes urgents qui n'auraient pas existé si vous vous étiez occupé.e de ces choses importantes!

 Bloquez du temps pour celles-ci: une politique RH qui reflète vos valeurs et attire les talents dont vous avez vraiment besoin, identifier ces talents en projetant votre entreprise dans 5 ans... Et pour cela, déléguez ce qui peut être délégué et concentrez-vous sur vos AhVA, vos activités à haute Valeur Ajoutée, celles qui vous permettent de faire la différence et qui vont vous permettre de développer votre entreprise tout en ressentant plus de joie et de fierté!

Alors, pensez-vous souffrir d’une ou de plusieurs de ces maladies ? Ou alors vous êtes peut-être concerné.e par la courrielite, c’est-à-dire le fait de noyer vos collaborateurs sous une tonne de mails. Ou encore par la réunionnite, l'excès de réunions qui ne servent pas à grand chose ...

Les maladies liées au temps sont donc nombreuses. Elles ont cependant au moins un point commun: elles partent souvent d'une bonne intention - celle d'être toujours disponible, d'être à la hauteur des enjeux, d'être fidèle à ses valeurs, etc. Et c'est pour cela qu'on n'en guérit pas facilement. Il faut creuser les causes , les motivations à changer ou à ne rien changer, et apprendre à les désamorcer efficacement et de manière pérenne. C'est pourquoi il peut être utile de se faire accompagner.

Pour aller plus loin :

Si cela vous intéresse, n'hésitez pas à réserver une séance de 30 minutes avec moi. Je vous l'offre 😊. Pendant cette séance, je vous aiderai à aller un peu plus loin dans votre réflexion afin de vous aider à y voir plus clair sur la problématique que vous rencontrez. Pour réserver, c'est par ici : séance coaching de 30 minutes

Vous pouvez également télécharger le Pdf que j’ai écrit pour vous : 5 étapes pour libérer du temps pour ce qui compte vraiment

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